सॉफ्टवेयर में दर्ज हो रही नई फाइलें, पुरानी पर अभी काम पेंडिंग, कई विभागों में ई-ऑफिस की रफ्तार धीमी, कम्प्यूटर कम, कर्मचारी अधिक
कटनी, यशभारत। नगर निगम में कामकाज को और भी अधिक सुगम और पारदर्शी बनाने के लिए ई-ऑफिस सिस्टम को लागू किया गया है। अब विकास कार्यों से लेकर खरीदारी, भुगतान एवं प्रस्तावों की फाइलों को ई-ऑफिस के जरिए सॉफ्टवेयर में दर्ज किया जा रहा है। बताया जाता है कि कटनी नगर निगम में 80 से 90 प्रतिशत काम ई-ऑफिस के माध्यम से ही हो रहा है, लेकिन इस सबके बीच कई विभागों में ई-ऑफिस की रफ्तार भी भी धीमी है। नगर निगम के लोक निर्माण विभाग की बात करें तो यहां काम करने वाले कर्मचारी अधिक हैं और कम्प्यूटरों की संख्या कम है, जिससे निर्माण कार्यों की फाईलें समय पर सॉफ्टवेयर पर दर्ज नहीं हो पा रही है और इसका सीधा असर विकास कार्यों पर पड़ रहा है। कुछ विभाग ऐसे हैं, जहां कर्मचारी अभी ई-ऑफिस सिस्टम को समझने में लगे हुए हैं। उन्हें कम्प्यूटर पर काम की बारीकियां सिखाई जा रही हैं। नगर निगमों में ई-ऑफिस व्यवस्था लागू करने के पीछे सरकार का मानना है कि इससे दस्तावेज प्रबंधन प्रणाली मजबूत होगी और नगर निगम के कार्यों में तेजी आएगी। विकास कार्य लंबित नहीं रहेंगे। प्रस्तावों पर तेजी से निर्णय लिए जा सकेंगे। भुगतान की प्रक्रिया पारदर्शी होगी। नगर निगम के अधिकारी फाइलों की ऑनलाइन ट्रैकिग कर सकेंगे। इससे कामकाज में देरी नहीं होगी। निगम के कर्मचारी फाइल को दबा नही सकेंगे। खास बात यह है कि ई-ऑफिस सिस्टम से नगर निगम में का कामकाज अब पूरी तरह से पेपरलेस होने रहा है। ई-ऑफिस पर काम करने के लिए अधिकारियों और कर्मचारियों के लॉग-इन आइडी बनाए गए हैं। आइडी पासवर्ड और फाइल आइडी की जानकारी मोबाइल नंबर पर दी गई है।
काम में आएगी पारदर्शिता
ई-ऑफिस सिस्टम लागू होने से नगर निगम के कामकाज में पारदर्शिता आएगी। फाइलों की आनलाइन ट्रैकिंग से यह स्पष्ट रहेगा कि कौन सी फाइल किस स्तर पर लंबित है, इससे न केवल निर्णय लेने प्रक्रिया तेज होगी, बल्कि जवाबदेही भी तय होगी। वहीं फाइलों के लिए कागज का उपयोग न्यूनतम होगा और अधिकांश काम आनलाइन माध्यम से होंगे।
ये हो रहा फायदा
ई-ऑफिस प्रणाली से फाइलों का रिकॉर्ड सुरक्षित रहेगा। उन्हें ट्रैक करना आसान हो जाएगा। काम में अनावश्यक देरी नहीं होगी। अधिकारी और कर्मचारी डिजिटल सिग्नेचर के माध्यम से फाइलों को आगे बढ़ाकर स्वीकृत करेंगे।
